Профилактика возникновения дебиторки (ПДЗ) после отгрузки

Предположим мы провели переговоры, заключили договор и произвели поставку или оказали услуги -у нас начинается второй этап. Он называется «приближение даты оплаты». На этом этапе самым важным является корректно, без нарушений выполнить свои обязательства и контролировать выполнение обязательств по оплате со стороны клиента. Это значит, что мы не должны сорвать поставку. Очень часто в случае если организация-поставщик задерживает поставку организация-покупатель мстит ей. «Ах вы задержали нам поставку?! Ну что ж, а мы вам задержим оплаты!».
Второй важнейший момент это правильно оформить все документы по сделке. Однажды, в перерыве натренинге посвящённом работе с долгами, ко мне подошла девушка-руководитель отдела продаж и задала такой вопрос:
«Есть организация-должник. Должна нам порядка 2,5 млн руб. и срок приближается уже к 3 годам. Скажите, пожалуйста, что нам делать?» Я задал самый простой первый вопрос: «Скажите, пожалуйста, почему вы не судитесь, ведь скоро пройдёт срок исковой давности?».
Она потупила глаза и сказала: «Дело в том, что у нас нет никаких первичных документов. Мы пробовали писать им письма, в ответах на которые они бы косвенно подтвердили, что поставка была, но они не ведутся на такие провокации и мы не знаем, что делать?».
Мой ответ был очень простым: воспринимайте эту поставку не как отгрузку, за которую вы должны получить деньги, а как подарок».

Проводя корпоративные тренинги во многих организациях, я очень часто вижу ситуацию, когда нет первички и юридическому отделу просто не с чем дальше работать -  невозможно доказать, что как таковая была. Поэтому не создавайте себе подводных камней и обязательно правильно оформляйте документы по сделке.
Третий важный момент на этой стадии: я рекомендую за 3 дня до платежа совершить звонок в организацию клиента и проверить всё ли в порядке: получили ли они счёт, стоим ли мы в очереди на оплату. В этот момент мы узнаём, а не произошла ли ситуация, когда потерялся счёт, директор не подписал или бухгалтер забыл внести в очередь на оплату. За 3 дня все эти вопросы можно решить. В одной из компаний, которую я консультировал был выделен специальный сотрудник, который делал такие звонки за 3 дня до платежа. Краткосрочная просрочка сократилась в этой организации на 25% только за счёт этих усилий.
Итак давайте подведём итог по второму этапу: самое важное здесь выполнить все свои обязательства и чётко в соответствии с договором осуществить поставку. Момент номер два - нужно правильно оформить все документы по сделки и нужно за 3 дня до платежа подтвердить, что всё нормально что мы в очереди на оплату все документы есть и получить подтверждение того, что платёж в назначенную дату поступит.