И вот договор подписан, продукция отгружена, услуга оказана. Наступает период предусмотренной договором отсрочки платежа, в течение которого дебиторская задолженность не является просроченной.

Какие основные задачи на этом этапе стоят перед сотрудником, отвечающим за работу с долгами? Их несколько.

Задача № 1 — правильно оформить документы. Продавцы часто относятся к договору и иным бумагам как к формальности для бухгалтерии, не вполне понимая, что халатное отношение к документам может сделать невозможным взыскание долга.

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ

Во время перерыва на одном из тренингов по работе с долгами ко мне подошла участница и рассказала, что у ее организации есть должник, который отказывается погасить долг в несколько миллионов рублей более двух лет Что делать?

Мой первый уточняющий вопрос был таким: «Почему вы не судитесь?» В ответ она потупила глаза и сказала, что у организации нет документов, подтверждающих факт поставки Мое резюме на ее слова было кратким: «Это не они вам должны, а вы им подарили»

Один из способов подстраховать себя — включение в счет фразы: «Полная или частичная оплата этого счета говорит о принятии товара по количеству, качеству и ассортименту».

Задача № 2 — получить обратную связь об удовлетворенности поставкой. Дело в том, что некоторые клиенты для затягивания платежа используют простой манипулятивный прием: находят повод для придирки, но не сообщают о нем поставщику, пока тот не позвонит с вопросом об оплате. Тогда должник разыгрывает спектакль: «И после того, как вы… (поставили некондицию/не выдержали сроки/привезли не ту номенклатуру и т. п.), у вас хватает наглости звонить и спрашивать об оплате?! Будем платить так же, как вы сделали нам поставку!»

Повторюсь: в большинстве случаев это именно манипулятивный прием. Чтобы не дать его реализовать, нужно получать обратную связь от клиентов об удовлетворенности поставкой и сразу решать все спорные вопросы.

Задача № 3 — звонок за три дня до платежа, чтобы уточнить факт внесении в график платежей и напомнить об оплате.

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ

Дистрибьюторская компания, занимающаяся поставкой снеков в розничные торговые точки, ввела должность кредитного контролера, одной из функций которого был обзвон клиентов за три дня до даты платежа и уточнение о внесении в график платежей. Результатом такой работы стало сокращение вдвое краткосрочной просроченной дебиторской задолженности. Показатель был достигнут благодаря тому, что если в торговой точке теряли счет или обнаруживались другие причины, мешавшие осуществить платеж, их устраняли в течение трех дней, и торговая точка успевала заплатить вовремя. До введения должности кредитного контролера организация начинала контактировать с должником лишь в день, когда платеж не приходил. Следствием этого было то, что минимум один-два дня уходили на решение технических вопросов

Руководство организации подсчитало, что затраты на зарплату нового сотрудника полностью отбиваются за счет сокращения краткосрочной просрочки.